我在上海浦東從事空運操作工作已經有十幾年時間了, 我親眼看到過的單證出錯現場, 少說也有七八十次之多。許多剛剛進入這行的伙伴認為, 搞空運就是把貨物運到機場去, 然后搞定艙位預訂就算完成任務了, 至于文件方面就可以隨意湊合一下、馬虎應付了事。事實并非如此簡單。上海航空空運文件這一套流程, 是商業發票到報關單據, 還有航空運單到目的港清關材料, 它們環環相扣。任何一張紙出了紕漏, 貨就卡在海關或者被退回來。客戶那邊催得你手機響個不停。這篇文章把上海航空空運文件的核心內容掰開了講。哪些是必須備的。哪些是新手最容易踩的坑。都是實操中反復驗證過的東西。

上海航空空運文件要準備哪幾樣

最最基礎的一套東西, 肯定離不開這幾個。商業發票、裝箱單、航空運單, 這三個簡稱就叫AWB, 這三份文件是任何一批空運貨物的骨架, 少了一份的話, 貨代的系統都錄不進去。在商業發票上面, 必須要把收貨方和發貨方的完整信息都寫清楚, 還要體現出貨物的具體品名、數量、還有單價以及總價和貿易術語。這里面的金額絕對不能出錯, 必須要跟報關申報的數據完全保持一致, 要是相差哪怕一分錢, 海關在審價的時候是絕對通不過的。

裝箱單的要求就更細致了, 它需要把這每一個箱子的尺寸、毛重和凈重、還有嘜頭全都列出來, 因為目的港那邊負責拆柜子的人, 只能依靠這張單子來查找對應的貨物。航空運單分為主單和分單。在行業內, 通常稱主單為MAWB。通常也簡稱分單為HAWB。主單是由航空公司出具的。而分單是由貨運代理人出具的。這兩張單子上的信息必須嚴格對應。其中的品名、件數以及重量, 一個都不能有差錯。

假如你運輸的是國際航線, 那么除了常規的單據, 你還必須去增加提交出口報關委托書以及報檢單, 前提是貨物確實需要進行檢驗。同時, 你還得根據具體的貨物類別，去準備好對應的出口許可證或者是商檢證書。

如果你選擇的是DAP交貨條款, 或者DDP交貨條款，你就需要提前讓目的港那邊的收貨人把他們那面的清關文件全都準備齊全。千萬不要等到貨物已經抵達了港口, 才突然意識到少了一個進口許可證, 這樣的話產生的滯報金每天都會變著法子漲價, 算總賬的時候發現這筆費用簡直比貨物的價值還要昂貴得多。

上海航空空運文件哪些環節最容易出問題

我這行當里頭, 最讓人頭疼的一個環節, 那就是做品名申報。不少客戶為了省事, 把箱子外表標注成“配件”或者“日用品”, 可是報關單里頭填寫的卻是“不銹鋼緊固件”。

航空公司弄出艙單以后, 海關進行核對, 發現品名對不上號, 直接就把貨扣下來并開展查驗作業。上海海關這幾年針對品名申報的審查力度變得特別嚴苛, 采用籠統的申報方式, 或者使用模糊的品名, 這行為基本上就等于給自己挖掘陷阱或者埋下隱患。還有一個經常出錯誤的地方就是發票上寫的貨幣種類以及對應的匯率數字。在做歐洲聯盟那邊的業務訂單時, 客戶習慣于使用歐元進行報價。

但是如果你用的是人民幣來報價, 中間涉及到匯率換算時哪怕只差了幾分錢, 海關的系統就會攔截住不讓通過。千萬不要覺得這是件麻煩事, 在開具完發票以后, 自己要動手拿計算器重新核對一遍所有數據。

在業務旺季期間, 特別是在黑色星期五和圣誕節之前的那些月份里, 浦東新區國際機場的貨物處理量急劇增加, 呈現出爆發式增長的態勢, 此時從事單證工作的人員所面臨的工作負荷極大, 根本不足以應對當前的工作需求。

我曾目睹客戶只在周一的早晨, 才將所有完整的文件資料發送過來, 而貨物的航班計劃在周五, 這段時間內包含了整個周末, 導致單證審核流程被迫停滯了整整兩天之久。

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如果因文件內容不完整而被退回要求補充材料, 待重新提交后又會發現文件格式不符合規范, 這種反復的糾錯過程使得原本有限的航班裝載窗口期徹底關閉, 貨物只能被迫順延至下一個航班進行處理。因此, 我這里給出的提議是非常明確和 straightforward 的: 在飛機準備離開地面的時刻之前, 至少要有七十二小時這段間隔期, 你需要將所有完整的資料文件交接給那個負責執行具體事務的工作人員, 從而為你預留出足夠進行兩次重新修改和調整的時間段落。

請不要產生那種心里覺得“大概能夠趕上進度”的主觀想法, 因為在處理航空運輸單據這項業務的過程中, “應該”這兩個字所代表的含義, 往往是最容易讓人付出巨大代價的內容。

還有一類容易被忽略的情況, 就是電池、液體以及化工品這些敏感貨物。除了常規的證件之外, 還必須附上材料安全數據表即MSDS、聯合國編號以及危險品申報單, 并且要采用符合國際航空運輸協會危險品規則也就是IATA DGR的包裝標準。

如果這些東西沒有提前準備好, 航空公司會直接拒絕接收, 你跟人家解釋說我以為普通貨物能走這種方式是沒有任何作用的, 這時候柜子就堆積在倉庫里, 產生的倉儲費用是按照每天來計算的。

說這話并不是想把人給嚇住。

其實關于上海航空空運文件這一整套東西, 簡單來說, 它就是追求信息對稱這個目的, 因為航空公司需要知道你的貨物到底是什么樣子的樣子, 海關需要知道你的貨物價值到底是多少、HS編碼是什么, 目的港需要知道你的收貨人的資質是什么樣的以及他有沒有清關的能力, 所以呢, 你要把每一個環節里面需要準備什么資料這件事給搞清楚, 然后再把這些文件拿出來進行交叉核對兩到三次, 這樣的話有百分之九十的問題都能在發貨之前就被解決掉。剩下的那百分之十, 大多數情況下是由于政策法規發生了突發性改變, 這種現象是任何人之力都無法阻擋的, 此時必須密切關注海關總署以及國際航空運輸協會所發布的最新通知, 并且操作時的反應速度必須要足夠迅速。